Nhìn toàn cảnh để bắt kịp với xu hướng làm việc trực tuyến - Waku Waku

Explore, Experience
Enjoy Japan

Nhìn toàn cảnh để bắt kịp với xu hướng làm việc trực tuyến

Việc làm

Nhìn toàn cảnh để bắt kịp với xu hướng làm việc trực tuyến

Trong khi COVID-19 đang tiếp tục hoành hành, Nhật Bản đã miễn cưỡng thử nghiệm các hình thức giao tiếp mới trong công việc, nhưng kết quả đem lại chưa rõ ràng.

Kevin Chan

Kevin Chan

Published on 03 Jul, 12:00

Bước vào năm 2021, các quốc gia ở khắp nơi trên thế giới tiếp tục tìm cách điều chỉnh để đối phó với đại dịch COVID-19. Hai mối quan tâm hàng đầu mà các chính phủ và doanh nghiệp đều phải đối mặt chính là bảo vệ sức khoẻ của người dân và bảo vệ hoạt động của các doanh nghiệp.

Tuy còn miễn cưỡng, song một số công ty Nhật Bản cuối cùng đã bắt đầu nghiêm túc xem xét cho phép làm việc từ xa, thông qua các cuộc họp trực tuyến hoặc thông qua một nền tảng trực tuyến. Tại sao họ lại mất nhiều thời gian đến vậy và bạn nên mong đợi điều gì khi làm việc trực tuyến với các nhân viên công ty Nhật Bản? Hãy cùng tìm hiểu xem nào.

Công việc không dừng lại ngay cả trong đại dịch
Công việc không dừng lại ngay cả trong đại dịch

Giữ bình tĩnh và tiếp tục làm việc trong văn phòng, vì ở Nhật Bản vẫn an toàn

Làm việc từ xa chưa được áp dụng phổ biến ở Nhật Bản trong năm 2020 như ở các nước khác vì một vài lý do sau đây. Thứ nhất, số ca nhiễm COVID được ghi nhận tại Nhật Bản chưa bao giờ đạt đến mức cao đáng lo ngại như ở một số quốc gia khác như Hoa Kỳ hay Trung Quốc.

Ngay cả sau khi những sự kiện đáng tiếc đã xảy ra liên quan đến việc cập cảng của tàu du lịch Diamond Princess, mọi việc vẫn diễn ra như thường lệ ở Nhật Bản, ngoài việc một số quy định mới được áp dụng bổ sung. Tình trạng này cho phép các công ty Nhật Bản tiếp tục hoạt động như bình thường mà không cần phải xem xét đến việc làm việc từ xa.

Việc gặp nhau trực tiếp thể hiện sự chân thành với đối phương
Việc gặp nhau trực tiếp thể hiện sự chân thành với đối phương

Công việc ở Nhật Bản được tiến hành khi con người gặp mặt nhau... trực tiếp

Có rất nhiều các công ty và nhân viên văn phòng coi làm việc từ xa là thiếu sự 'chân thành'. Tuần trước tôi có dịp trò chuyện với một khách hàng, và anh đã chia sẻ rằng tuy dạo gần đây anh khá thích làm việc từ xa ở nhà, nhưng tiếc rằng anh vẫn phải đến văn phòng vào ngày hôm đó để giải quyết vấn đề liên quan đến một trong những hợp đồng của công ty anh.

"Sao anh không hẹn gặp họ trực tuyến?" - tôi thắc mắc

"Mọi người đều có sẵn Zoom, hoặc Skype cơ mà?"

Anh gật đầu tán đồng nhưng sau đó giải thích với tôi rằng, "Làm vậy sẽ không phù hợp; vì nếu đó là một vấn đề nghiêm trọng, chúng tôi phải gặp mặt nhau trực tiếp. Điều đó thể hiện sự chân thành".

Đối với các cuộc họp quan trọng và các cuộc gặp gỡ với khách hàng, việc gặp mặt trực tiếp có vẻ là cách duy nhất được áp dụng ở Nhật Bản, thậm chí ngay cả khi đại dịch toàn cầu đang bùng phát.

Cố gắng giải thích điều gì đó trực tuyến không phải là một việc dễ dàng!
Cố gắng giải thích điều gì đó trực tuyến không phải là một việc dễ dàng!

Khắc phục sự cố khi làm việc trực tuyến

Vậy khi bạn tham gia một cuộc họp trực tuyến, bạn nên mong đợi điều gì ở Nhật Bản? Về mặt hậu cần, mọi việc thực ra không khác biệt lắm so với cách mọi thứ diễn ra trong một cuộc họp trực tiếp.

Các nhân viên văn phòng Nhật Bản thường không thích xen ngang hay nói lấn át người khác, và trong môi trường trực tuyến, điều này cũng khó có thể xảy ra vì micrô của bạn sẽ bị tắt tiếng khi người khác bắt đầu phát biểu.

Về mặt kỹ thuật, tôi thấy tốt nhất là đừng bao giờ nên tự cho rằng những người tham gia cuộc họp đã quen thuộc với công nghệ trực tuyến. Những từ ngữ và cụm từ mà tôi đã quen dùng như - nút, tự tắt tiếng, chia sẻ màn hình - chưa phổ biến đối với các nhân viên văn phòng ở Nhật Bản như ở những nơi khác.

Tất nhiên, những người làm việc cho các công ty môi trường quốc tế thường sẽ hiểu rõ hầu hết các từ ngữ trực tuyến, nhưng bạn nên lưu ý đến rào cản ngôn ngữ đối với các nhân viên làm việc cho các công ty Nhật địa phương.

Bạn không nên mặc định bất cứ điều gì và nên gõ thành văn bản càng nhiều càng tốt khi bạn đang nói, nhất là trong trường hợp bạn đang giao tiếp bằng một ngôn ngữ khác. Theo kinh nghiệm của tôi, các nhân viên Nhật Bản đọc hiểu trôi chảy hơn nhiều so với việc nghe nói, và có thêm sự hỗ trợ bằng văn bản có thể sẽ giúp ích cho họ hơn.

Một số lời khuyên tốt nhất mà tôi có thể cho bạn:

  • Dành tầm 10-15 phút đầu tiên của mỗi cuộc họp để quan sát xem những gì người khác làm, rồi bạn có thể bắt chước họ và làm theo.
  • Có thể bạn sẽ phải can thiệp và hỗ trợ một người tham gia cuộc họp đang gặp khó khăn với việc kết nối, nhưng điều quan trọng nhất là phải giữ sự hòa hợp với những gì mọi người đang làm.
  • Cố gắng làm những gì trong khả năng mà không làm quá đà - đúng theo phong cách làm việc của người Nhật.
Cảnh tượng văn phòng của hôm qua, hôm nay và... ngày mai? Ai mà biết trước được đây!
Cảnh tượng văn phòng của hôm qua, hôm nay và... ngày mai? Ai mà biết trước được đây!

Nhập gia tùy tục, nhập giang tùy khúc

Có thể bạn sẽ ngạc nhiên, nhưng các công ty Nhật Bản có lẽ không mấy hoan nghênh việc làm việc trực tuyến. Cá nhân tôi thấy khả năng làm việc và giao tiếp trực tuyến - thông qua email, trò chuyện chat video, v.v. - vô cùng tiện lợi, nhưng đó chỉ là quan điểm cá nhân có phần thiên vị của tôi mà nhiều công ty ở Nhật không đồng tình.

Các công ty Nhật Bản ưa chuộng việc thực hiện công việc theo một cách nhất định, theo cách mà họ vẫn luôn làm từ trước đến nay. Máy fax vẫn là một hình ảnh phổ biến ở nhiều văn phòng ngày nay, và trong khi đã có những nỗ lực để chuyển đổi và hạn chế sử dụng con dấu cá nhân, nhiều văn phòng và cơ quan chính phủ vẫn yêu cầu các tài liệu phải được đóng dấu (trực tiếp) bởi cá nhân đó.

Nếu bạn tình cờ rơi vào tình huống mà bạn cảm thấy có thể giải quyết được thông qua việc sử dụng công nghệ, đừng cảm thấy ngạc nhiên hay thất vọng nếu bạn bị họ từ chối. Vì nhiều lý do khác nhau, một số công ty Nhật Bản từ chối chấp nhận việc áp dụng công nghệ trong công việc kinh doanh.

Với tư cách là một người làm việc trực tuyến gần như hoàn toàn, tôi cũng thấy ngạc nhiên, nhưng bạn cần nhớ một điểm quan trọng là cho đến cách đây không lâu, các doanh nghiệp Nhật Bản đã cực kỳ thành công khi kinh doanh theo cách truyền thống, mà không cần sử dụng công nghệ phô trương mà nhiều người đang coi là phổ biến ngày nay.

Trước khi bạn vội vàng phán xét hay cảm thấy cần phải lên tiếng và giải thích tại sao Zoom là ứng dụng cần thiết cho tương lai, hãy lùi lại một bước và cố gắng tìm ra cách giải quyết mọi thứ theo cách của người Nhật.
Công nghệ tương lai sẽ đến sớm thôi!
Công nghệ tương lai sẽ đến sớm thôi!

Công nghệ trực tuyến đang đến - chậm nhưng chắc

Tôi chắc chắn không muốn để lại cho bạn ấn tượng rằng không có chỗ cho việc làm việc từ xa hay công nghệ trực tuyến ở Nhật Bản; điều này không đúng.

Đối với người dùng cá nhân, Twitter rất phổ biến với người Nhật, và một phần không nhỏ là do tính chất ẩn danh của Twitter. Các doanh nghiệp đã xem xét và triển khai các chính sách mới liên quan đến làm việc từ xa, cũng sử dụng các nền tảng phổ biến đang được sử dụng trên toàn thế giới, từ Zoom đến Google Meet, đến Microsoft Teams.

Bài học rút ra ở đây là hãy kiên nhẫn và cố gắng thấu hiểu với một nền văn hóa vốn không coi thế giới trực tuyến là nơi để làm việc kinh doanh.

Tuy chúng ta có thể tranh luận xem điều đó có hợp lý hay không, thì trong khi số ca nhiễm COVID tiếp tục tăng lên, bạn nên nhớ rằng việc chuyển đổi sang công nghệ mới trong vòng một năm là một kỳ tích đáng nể đối với một quốc gia không quen với sự thay đổi nhanh chóng và quyết liệt.

Đối với tương lai của việc làm việc từ xa ở Nhật Bản, khó ai đoán trước được mọi thứ sẽ đi về đâu, nhưng nếu năm ngoái là một dấu hiệu về xu hướng trong tương lai, thì có thể nói đây sẽ là sự thay đổi về lâu dài.

4
Kevin Chan

Kevin Chan

Kevin is a professional writer with experience in music, education, news media and entertainment. He graduated from the University of Toronto with a degree in English before moving to Japan for work. He's lived all over Japan, spending time in Kanto, Chubu, Kinki and Okinawa.

From the same author

Getting vax'd for COVID-19 in Japan

Are we there yet?

Kevin Chan Kevin Chan · Lifestyle · about 2 months ago

0
How to quit your job in Japan

Seems easy enough, right? Think again. Here are Kevin's rules for quitting a ...

Kevin Chan Kevin Chan · Work · 6 months ago

1
Staying safe while face to face during COVID-19

What to do (and not to do) while trying to protect yourself

Kevin Chan Kevin Chan · Work · 11 days ago

0

Others also read

Got something wrong on our system. Please reload and try again!
Success action!